Uno de los principales quebraderos de cabeza que preocupan a cualquier compañía de cualquier ámbito, son sin duda abordar cualquier transformación que conlleve un cambio en el negocio. La adaptación puede llegar a ser muy traumática, de hecho, suele ser muy complejo desde el punto de vista de los procesos, la gestión, la gobernanza, los costes, las operaciones, la cultura, la marca, la seguridad, legislación etc., sin olvidar que habitualmente puede ser necesario la revisión de los contratos con terceros o necesidad de nueva capacitación y/o metodologías de trabajo.
El error común es obviar alguno de estos factores que podrían dar al traste con los objetivos marcados al inicio del proyecto.
Las herramientas, cultura, metodología y disposición de las personas es importante para el éxito de cualquier proyecto, esto lo sabemos, pero además es un factor clave para minimizar los riesgos derivados de la propia adaptación.
Hoy nos vamos a centrar en las personas y distintas casuísticas que pueden darse en cualquier proyecto.
Las compañías tienen su propia cultura, cuando hablamos de los procesos en una organización, el tiempo y usabilidad provoca que se estos se incorporen dando lugar en algunos casos a un cambio natural. Una metodología incorporada a una organización beneficia en todos los casos, ya que provee de un modelo de trabajo, adaptado a ella (hablamos de cultura) y no al revés, para conseguir el éxito en los retos que se pueden plantear. En mi opinión, un aspecto que no siempre se tiene en cuenta, son las personas encargadas de dar solución a los retos y necesidades del negocio. Por tanto, contar con herramientas que provean y den soporte a una buena metodología, no garantiza el éxito de cualquier cambio. Son principalmente los roles, la comunicación y la disponibilidad, son factores críticos para los objetivos del proyecto.
Desde el punto de vista los roles:
En el arranque de un proyecto nos preocupamos de tener la infraestructura necesaria, presupuesto asignado, planificación o un “Target Day” claro, licencias u otros recursos disponibles, pero en ocasiones, no nos paramos a pensar si tenemos todo lo relacionado con la disponibilidad, capacitación y roles necesarios para abordar dicha transformación.
¿Estamos contamos con las personas y capacitación adecuada para la ejecución del proyecto en toda la pirámide o jerarquía del proyecto?
¿Realmente contamos con los partners adecuados que cubran nuestras carencias en los skills requeridos que se adapten y conozcan nuestra cultura, metodología y procesos?
¿Contamos con una gobernanza clara, ágil y adaptada a la gestión de aprobaciones requeridas, ante cualquier cambio no previsto en el proyecto?
Estas preguntas son necesarias antes de abordar cualquier proyecto, desde el punto de vista de los activos de los procesos de la organización y factores ambientales de la empresa. Tener identificados a todos los perfiles necesarios tanto activos como pasivos, en el supuesto de que se originen cambios no esperados en el equipo, sobre todo cuando el proyecto tiene una restricción clara en tiempo y costes poniendo en riesgo el éxito y objetivos del negocio.
Llamamos al equipo activo, a todo el personal que directamente interactúa o ejecuta el proyecto de primera mano. Por ejemplo, desde el sponsor, director de proyecto cuya misión desde el punto de vista de los cambios en el proyecto, es aprobar los relacionados con la triple restricción y por tanto de garantizar en tiempo en forma el éxito del proyecto. Y actores o personal pasivo, aquellos que tienen que dar soporte a todo el ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo, personal de administración, explotación, monitorización, seguridad, proveedores de material, consultores de negocio, etc.
Desde el punto de vista de la Comunicación:
No sirve de nada tener un excelente personal formado para la ejecución del proyecto si no contamos con un sistema ágil de comunicación entre todos los actores. Todo el equipo deber disponer de toda la información clara y concisa, en tiempo y forma sobre los roles, responsabilidades, procesos, documentación y modelo de comunicación, necesaria y accesible del proyecto.
Desde el punto de vista de la disponibilidad de las personas, se nos puede plantear el siguiente dilema:
Podemos contar con los perfiles, con la formación, las herramientas, la comunicación y procesos adecuados, pero ¿Tenemos la disponibilidad requerida de todo lo necesario y requerido durante el ciclo de vida del proyecto?
Por ejemplo, para cada retraso sería necesario un nuevo recurso y por lo tanto una nueva gestión de cambio y por lo tanto un nuevo proceso de aprobaciones y por consiguiente un posible nuevo retraso que conlleva un nuevo recurso… convirtiéndose en ocasiones en un círculo vicioso que lo único que crea es sobrecostes, riesgos e incertidumbre en el proyecto.
Este artículo es fruto de una conversación calmada con Miguel Fernández. Cognizant MGB Director, sobre importancia que tiene la comunicación, la capacitación y disponibilidad de las personas en los cambios y retos puede plantear cualquier proyecto.
Gracias Miguel
Tengo la suerte de trabajar en lo que me apasiona. Soy Project Manager y ayudo a las organizaciones y personas a la transformación mediante la visión por proyectos. Profesora en escuelas de negocio. Segoviana viviendo en Madrid desde hace muchos años. en mi tiempo libre disfruto caminando, con un buen libro o jugando un partido de pádel. Aprendiendo siempre.
Escuela de Gobierno eGob®
