La definición de proyecto del PMBOK® del PMI® recoge su naturaleza temporal, pero solo se habla específicamente de la terminación: “los objetivos del proyecto se han logrado” y luego da varias razones para anularlo antes de tiempo “falta de financiación, recursos, o de interés, por conveniencia, causas legales, o simplemente porque los objetivos no se cumplirán”.
Con relación al inicio, El PMBOK® dice que las entradas, fundamentales, al proceso de inicio del proyecto son el caso de negocio y los acuerdos, entendiendo que para un cliente externo este acuerdo es el contrato. Por tanto, el comienzo del proyecto sería el contrato firmado.
Un contrato es “un acuerdo vinculante entre las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer el producto, servicio o resultado especificado y el comprador a pagar por él”. De forma sencilla, podemos decir que a través de los requerimientos y clausulas recogidas en él se establecen los marcos legales, así como la relación durante el desarrollo del proyecto, y la distribución de responsabilidades y riesgos entre las partes.
Mientras mejor conozcamos la solución comprometida en términos de negocio, mejor podremos orientar nuestra actividad al flujo de valor tanto para nuestro cliente como para nuestra propia organización.
Entonces, ¿por qué la mayoría de los Directores/as de Proyectos (PM) con los que hablo, incluidos mis alumnos, no conocen los contratos que son los que establecen claramente los compromisos para alcanzar el éxito de los proyectos que están liderando? ¿Cuál es la razón para excluir al PM de la negociación y/o del conocimiento de contrato? Podría aventurar algunas hipótesis, pero ninguna de ellas del agrado de aquellos que orquestan el funcionamiento de las organizaciones.
En esta situación, limitamos el éxito del proyecto a construir un “cacharrito” con algunas funcionalidades, y las consabidas restricciones de tiempo, coste y calidad. Luego, a lo largo del proyecto, inexorablemente llega el tan temido cambio de alcance. ¿Qué hacemos, cuál es la razón de este cambio? Pues no tenemos ni idea, lo único que podemos es tratar de hacer las modificaciones al “cacharrito” tratando de no irnos del tiempo y del coste, pero siempre terminamos entregando tarde, con sobrecoste y con unas funcionalidades parciales. La razón es simple, hemos convertido al PM en un mero “correveidile” o en un simple “perseguidor”.
Jose Antonio Puentes 35 años de experiencia en diferentes funciones y departamentos como informática, calidad industrial, I+D, logística, comercial, y fundamentalmente Dirección de Proyectos; y en diferentes sectores: IT, Energía, Control de Calidad, I+D, Formación, Teleco, etc., tanto en organizaciones nacionales como multinacionales. Posiciones que ha utilizado activamente para colaborar en el desarrollo de la profesión de Dirección de Proyectos en España. Es Presidente fundador del PMI Capítulo de España, y ha presidido el Capítulo de PMI de Madrid hasta Febrero-2008.
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