Manejando las expectativas de un proyecto

Según la RAE, expectativa es: “Esperanza de realizar o conseguir algo” “Posibilidad razonable de que algo suceda”.

Hace poco tiempo, un alumno me hacia la pregunta directa, “¿qué significa exactamente esto de las expectativas? Claro, de entrada, citar la definición de la RAE te deja exactamente igual, es una palabra muy ambigua y normalmente si no la relacionas a un contexto claro, esta palabra se convierte en “a qué huelen las nubes”.

Tod@s sabemos que un proyecto está rodeado de incertidumbre desde que se define hasta que se entrega, sin importar si lo gestionamos desde un enfoque de desarrollo ágil, Waterfall o híbrido. También sabemos que los stakeholders son parte clave en un proyecto – personas y/u organizaciones que influyen y/o afectan directa o indirectamente de forma positiva y negativa en un proyecto. Por tanto, podemos decir que las expectativas en un proyecto tienen que ver con la mitigación de la incertidumbre y la definición no sólo de la realidad en un proyecto, también del entendimiento común de lo que se espera. En el caso del proyecto desde la definición de los requisitos, el alcance, acuerdos, personas.

Hay una expresión muy típica “yo pensaba que…” que cuando surge en cualquier entorno responde a una clara falta de conocimiento, entendimiento sobre lo que se espera y en algunas ocasiones puede poner los ojos en blanco al generar incomodidad, sobre todo si la respuesta no aclara y genera más confusión.

Ya lo estamos viendo, las expectativas tienen que ver con los interesados, tiene que ver con saber y conocer lo que se espera del proyecto y esto es el trabajo de un líder y equipo del proyecto, convertir lo subjetivo en objetivo que, desde el punto de vista de la definición de los requisitos del proyecto, es bajar las expectativas a la realidad. Por realidad se puede entender que, dentro de un plazo, presupuesto y acorde a unos requisitos alcanzables, obtenemos un resultado o entregable, y aquí está el problema en algunos casos con respecto a las expectativas, como es el resultado o alcance acorde al plazo y presupuesto del proyecto. Hace un tiempo trabajé en un proyecto donde la definición del alcance fue una tortura por las expectativas que se habían generado alrededor de algunos interesados por la falta de alineación con la realidad, con respecto al tiempo del proyecto, presupuesto y beneficio con el resultado. Este proyecto terminó generando muchos conflictos hasta que se alinearon las expectativas a la realidad, claro el proyecto ni mucho menos llegó a lo que en un principio se esperaba como ya podéis adivinar. No es lo mismo viajar a la luna que viajar a Australia, no? Puede parecer una perogrullada lo que estoy diciendo, pero ocurre y tiene que ver con las expectativas. Hay proyectos que terminan siendo barcos a la deriva, es decir, se ponen en marcha sin una previa gestión de expectativas o entendimiento claro desde las partes interesadas generando muchos choques, conflictos, frustraciones, que en algunos casos provoca el irremediable cierre del proyecto y en este intervalo la pérdida de tiempo y mucho dinero.

Un proyecto como he apuntado al principio de este artículo está rodeado de incertidumbre desde su definición hasta la entrega, un proyecto se define con las personas interesadas por tanto identificarlas y comprenderlas es la clave para gestión y comunicación acorde a su interés, influencia, poder… el involucramiento de las personas de interés tiene que ver con las expectativas,  pueden estar más o menos involucrados, esto vuelve a ser trabajo del equipo y líder del proyecto, teniendo desde el inicio claras las expectativas ya que con ellas trabajamos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, del principio al fin.

El líder o director de proyecto es parte clave en el manejo de las expectativas con los interesados, por su conocimiento no sólo en la gestión del proyecto, equipo, también en el beneficio que supondrá el resultado a la organización, es la persona idónea para crear un entendimiento mutuo sobre el proyecto y convertir las expectativas en realidad.

Cuando se manejan bien las expectativas en un proyecto, todas las partes se sienten satisfechas con los resultados, aun cuando el proyecto experimente cambios y retos. Cuando las expectativas no son bien manejadas, aún un proyecto que termine en tiempo y coste puede ser visto como no exitoso.