(Tecno) Transformación Digital, pero ¿con criterio?

(Tecno) transformación digital, pero ¿con criterio? Articulo de Juanje Urbizu en la Sección TecnoTransformación de la Revista Stakeholders.news

Como he venido diciendo en artículos anteriores, la verdad es que la pandemia ha acelerado de forma intensa la transformación digital de las organizaciones, pasando de ser una opción a ser una necesidad. Cierto es que muchas de ellas (quiero pensar que la mayoría) ya estaban inmersas en este proceso, pero no cabe duda de que las circunstancias han contribuido a que todas aquellas que se lo estaban pensando o a las que les daba pereza, no les ha quedado más remedio que intensificar este proceso, que, sin lugar a dudas, es absolutamente necesario e imprescindible para poder afrontar un futuro en ciertas condiciones de competitividad. Por dejarlo claro: renovarse o morir.

No podemos olvidarnos, que, desde luego, la tecnología permite un acercamiento a los clientes, vender nuestros productos on-line y, si es posible, fidelizarlos y, al mismo tiempo, tal como aseguraba W. Edwards Deming [(1900-1993). Estadístico estadounidense, profesor universitario, autor, consultor y difusor del concepto de calidad total] “Sin datos, no es usted más que otra persona con opinión” y, por tanto, (todas) las organizaciones necesitan esos datos (de calidad) lo más rápida y eficientemente posible, para poder disponer de las capacidades y herramientas que les permitan tomar las decisiones oportunas de una forma ágil, pero y esto resulta crucial, basadas en evidencias y no en opiniones, en un mundo cada vez más competitivo, global y que se mueve más deprisa.

No obstante, al mismo tiempo que se asume que capturar, registrar, depurar y procesar los datos relevantes (lo pongo en negrita porque resulta habitual pasar de un extremo a otro y, de no tener apenas datos se tiende a pretender capturarlos todos, lo que acaba convirtiéndose simplemente en un Diógenes de datos, que al final, por exceso, nos avocan a la distracción) resulta vital para ese análisis, el proceso no es tan concluyente a la hora de admitir que disponer en tiempo y forma de esos datos y que éstos sean precisos, confiables y manejables al instante, no solo no resulta fácil (muchas veces son necesarios procesos muy laboriosos para ello), sino que además, ¡no es gratis!.

Podemos dar por hecho que muchas empresas, por no decir todas, utilizan hojas de cálculo para “gestionar” parte (ojalá no sean todos) de sus datos y algunas de esas empresas empiezan a sufrir cuando las respuestas tardan (a veces demasiado) o las hojas de cálculo/ bases de datos caseras empiezan a llegar a sus límites de capacidad. Con mucha más frecuencia de la deseada, estos datos se encuentran encerrados en silos departamentales y, muchas veces, dependiendo de una inaceptable percepción de mérito o, peor aún, de propiedad lo que de forma inexorable limita el valor de dichos datos.

Esta situación nos puede llevar a tener, entre otros, problemas como:

  • Duplicar información. La misma información se encuentra almacenada en tantas “Excel” como departamentos existen (y si está en todas las que deba estar, ni tan mal).
  • Errores humanos. Al necesitar replicar la información se pueden cometer errores de transcripción, retrasos, etc.
  • Dificultad a la hora de analizar la información. Dado que para poder realizar análisis es necesario integrar la información de diferentes silos, resulta altamente complicado (y costoso) porque normalmente no se rigen con los mismos criterios a la hora de crearlos (¿estamos seguros de que todas estas Excel tienen en cuenta los mismos parámetros de costes, de rendimientos, de ….?).

Estas organizaciones deberían (a veces esto tarda demasiado en producirse y cuando se produce ya es tarde) darse cuenta de que los datos ganan valor si se conectan con otros datos internos y/o externos y, por tanto, contar con herramientas que faciliten la capacidad de permitir el acceso ordenado (la información tiene que estar disponible para quien la necesite y esté debidamente autorizada a ello) al dato necesario, en el momento en que se produce y ser consciente de que ese dato solo debe introducirse en el circuito una única vez (en el momento y donde se produce) para evitar errores y ampliar la capacidad de análisis. Se tiene que fomentar la capacidad de compartir datos y fuentes porque el resultado (para la organización) siempre es mayor que la suma de las partes

Está claro que tener acceso a esos datos y poder filtrarlos, agruparlos o agregarlos para convertirlos en estructuras de más nivel ayuda a las personas de estas organizaciones, sea cual sea su función, a entender mejor qué está pasando en cada momento, permitiendo cuestionar, profundizar, analizar, anticipar y decidir (con datos y no con opiniones) y por tanto aportar una ventaja competitiva, que a la postre va a resultar determinante para la resiliencia de la organización.

Vale…bien, lo tenemos claro, nuestra organización debe dar los pasos para realizar esa transformación digital, pero….¿por dónde empezamos?

Y aquí empieza, de verdad, el circo (me tomo la confianza de hablaros de forma coloquial). Muchas veces estas organizaciones se dejan arrastrar por circunstancias ajenas a ningún tipo de estrategia y, simplemente “deciden” adquirir lo más caro (si es caro es bueno), lo más conocido (oye, no sé qué hace, pero lo tienen muchas empresas) o, aquello que tiene la empresa vecina (que es muy probable que no se dedique a lo mismo), a la que le va estupendamente (envidia)…sin valorar en absoluto si están adquiriendo lo que necesitan para su negocio, lo que demasiadas veces acaba en fracaso y, por tanto, aumentando las reticencias de estas personas hacia la verdadera digitalización.

En este proceso podemos identificar algunos aspectos que aumentan la resistencia a un verdadero proceso de digitalización, como, por ejemplo:

  • La falta de cultura digital entre los propietarios, para los que buena parte de ellos, la informática es un mal “necesario”.
  • Las innumerables dudas acerca de qué tipo de soluciones necesitan y, por supuesto, cuánto va a costar.
  • ¿Qué retorno tiene esta inversión? (Esta cuestión solo se la plantean aquellas personas que entienden que se trata de una inversión y no de un gasto)

Y, por tanto, sin lugar a ninguna duda, deberían dejarse AYUDAR por expertos independientes para llevar a buen puerto este proceso de transformación, personas que, entre otras cosas:

  • Sean capaces de verificar un cumplimiento ordenado y priorizado de los requisitos funcionales y no funcionales de la organización (esta actividad es fácilmente replicable de forma interna por la organización si realmente se lo propone, pero con ayuda es mucho más consistente). Para ello es necesario registrar los requisitos por área y evaluarlos.
  • Estén al día de las tendencias, porque se dedican a ello.
  • Valoren la tipología y estandarización de las herramientas.
  • Identifiquen y valoren las capacidades de las herramientas para ser parametrizables y adaptarse a los procesos críticos y diferenciales de la organización. Previsiblemente en algún proceso no core, la organización deberá adaptarse al estándar y al mismo tiempo, habrá que valorar si es posible personalizar alguno de los procesos
  • Identifiquen criterios de interfaces y usabilidad.
  • Sepan valorar la escalabilidad de las herramientas.
  • Contrasten procesos de implantación realistas, valorando los tiempos de consultoría (y reingeniería), planificación, análisis, adaptación, pruebas y formación adecuados.
  • Identifiquen, homogenicen y valoren los costes post implantación: Tiempos de respuesta, mejoras al sistema, actualizaciones, costes de mantenimiento, alojamientos, licencias, etc.
  • Valoren la tipología de securización, cumplimiento normativo, trazabilidad de información, historificación de actualizaciones, …
  • Valoren las posibilidades de explotación de la información, posibilidades de agregar datos externos, representación, integración con otras herramientas de la organización, etc.
  • Sean capaces de establecer criterios homogéneos, transparentes y objetivos de valoración de las herramientas propuestas.
  • Cribar de entre todas las propuestas recibidas aquellas que realmente merezca la pena evaluar por el personal adecuado de la organización.
  • Identificar y valorar a los proveedores en función de su solvencia técnica, funcional y empresarial.

No pretendo aburriros, pero espero haber sido capaz de transmitiros que las personas propietarias, las que dirigen, las que son responsables últimas, evidentemente son las que más saben de su negocio, de su día a día, de aquellos aspectos que hacen que su negocio sea diferente (y mejor)  de la competencia, pero….como es natural, estas personas no pueden saber de todo, no deben y, por tanto, ante decisiones tan críticas como la de la digitalización de sus negocios deben, insisto, ¡deben! pedir ayuda a los profesionales independientes adecuados para llevar a cabo esa labor. Exactamente igual que van al “mejor” médico cuando tienen un problema de salud o confían en ese despacho especial de abogados para sus temas legales o confían sus cuentas a los mejores asesores financiero fiscales para optimizar resultados y evitar problemas. La alternativa, os garantizo que, es mucho peor.

¡Hasta nuestro siguiente encuentro!

Juanje Urbizu colaborador de la Revista Stakeholders.news

Juan Jesús Urbizu

Soy Project Manager de mi propia empresa, ¿Qué más puedo pedir? Disfruto mucho cuando nuestros proyectos provocan auténticas transformaciones en los procesos. Riojano de adopción (por el poder del anillo) y apasionado de los viajes y la gastronomía y tras muchos años de experiencia os puedo garantizar que la mejor botella de vino es la que compartes con unos buenos amigos.

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