En el artículo del mes pasado dejábamos la situación de tu proyecto en la fase de implantación, de transición, de gestión del cambio, etc., de verdad que espero que sea debidamente apoyado en la ayuda profesional adecuada que contribuya a que el proceso transcurra de la mejor manera posible y minimizando la posibilidad de que se desvíe del propósito inicial. Soy un firme creyente y defensor de que esa ayuda profesional resulta siempre una inversión rentable.
Muy bien. ¡Genial!, pero ahora, ¿cómo medimos el progreso de una manera objetiva y, sobre todo, efectiva? ¿qué herramientas puedes usar para tener una visión clara de tus éxitos? Ten muy presente que “lo que no se mide, no se puede mejorar y lo que no mejora se degrada siempre” (cita que se suele atribuir Peter Drucker considerado el padre del management como disciplina, aunque realmente parece que su autor es William Thomson Kelvin, físico y matemático británico) y, a pesar de la evidente importancia de las mediciones, hacerlo no es tan habitual ni se realiza con la frecuencia debida.
Siguiendo este razonamiento, medir el progreso de nuestro proyecto resulta imprescindible para asegurarnos de que estamos cumpliendo (o para saber cuán lejos estamos de hacerlo) los objetivos establecidos. Necesitamos medir para saber si vamos por el buen camino, o si resulta necesario efectuar ajustes que nos permitan reconducir la situación.
Si hemos hecho los deberes bien y hemos seguido los pasos adecuados, tenemos muy claro el propósito de nuestro proyecto, tendremos perfectamente establecidos sus objetivos, los requisitos que se deben cumplir, etc. Igual te ayuda el acrónimo SMART para no olvidar de cuáles son las características críticas de dichos objetivos (S: eSpecífico, M: Medible, A: Alcanzable, R: Relevante o Realista, T: plazo de Tiempo).
A su vez tendremos definidos los indicadores clave de rendimiento (KPIs por sus siglas en inglés) que nos permitirán identificar de una manera clara si se están cumpliendo esos objetivos. Aquí resulta de suma importancia que estos indicadores sean realmente los adecuados, así como la viabilidad y objetividad de la métrica, porque no nos servirá de nada definir indicadores “perfectos” si para obtenerlos resulta necesario invertir un esfuerzo ingente o simplemente superior al valor del resultado que aportan.
Sin embargo, si son adecuados podemos medir y comparar el progreso, identificar claramente las posibles áreas de mejora y tomar las decisiones sobre datos, no sobre intuiciones. Esto nos permitirá conocer de manera real y objetiva el progreso de nuestro proyecto y evitar así los juicios de valor subjetivos o los sesgos personales. A su vez, nos resultará mucho más sencillo identificar las posibles áreas del proyecto que necesiten mejorar.
Soy Project Manager de mi propia empresa, ¿Qué más puedo pedir? Disfruto mucho cuando nuestros proyectos provocan auténticas transformaciones en los procesos. Riojano de adopción (por el poder del anillo) y apasionado de los viajes y la gastronomía y tras muchos años de experiencia os puedo garantizar que la mejor botella de vino es la que compartes con unos buenos amigos.
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