Dicen que lo negativo nos impacta más que lo positivo. Por eso, aprovechando cómo funcionan nuestras cabezas, el mes pasado os expuse una lista de recomendaciones para fracasar en vuestros proyectos. Hay una práctica muy productiva que una buena amiga, Laura, inculca siempre entre su gente: acompañar a cada crítica de una sugerencia. Así que vamos con los remedios para cada punto de la anti-lista. Veamos de lo que somos capaces (sugerencia: os recomiendo leer este artículo junto con el del mes pasado).
#Remedio 1: Dedica (algo de) tiempo a seleccionar los proyectos (versus #Anti1. Cualquier proyecto vale, no malgastes tiempo seleccionando)
Es más fácil (y más divertido) lanzar proyectos que sacarlos adelante. No es extraño que iniciemos más proyectos de los que podemos acometer. Muchos más. Fruto de la buena voluntad, de la oportunidad, o de lo que sea. Eso conduce una sobrepoblación de proyectos que dispersa y distrae.
Si le sumamos que nos cuesta trabajo encontrar tiempo para pensar, acabamos en una peligrosa inercia: hacer, sin más. ¿De qué sirve hacer algo que no nos vale? Necesitamos parar a pensar. Sin grandes alardes ni pompa. Validar si los proyectos que están en marcha tienen sentido o no. Ser capaces de matar proyectos que no valen. Y de los que valen, ¿cuál tiene más prioridad? Hay que mandar un mensaje claro que ayude a dirigir los recursos donde la organización quiere.
#Remedio 2: Habla claro: ¿qué significa éxito del proyecto? (versus #Anti2 Nunca aclares qué significa “proyecto exitoso”)
Las personas tenemos diferentes formas de interpretar la información. Dejar que el concepto éxito sea libremente interpretado no es una buena idea.
En su lugar, procuremos incluir una definición lo más sencilla posible y en un lenguaje accesible para cualquiera. Luego tocará incluir algunos indicadores útiles, que ayuden a centrar el tiro. Probablemente, estos aspectos, la definición y la inclusión de indicadores sean dos de las tareas más complejas en la gestión de proyectos. También dos de las más eficaces para que los proyectos acaben saliendo adelante. Tú eliges.
#Remedio 3: Céntrate en el impacto (versus #Anti3 Pon el foco en el proyecto, no en la organización) “Para qué se hace algo” tiene que seguir dominando a “qué se hace” si queremos que la cosa tenga sentido. El proyecto está al servicio de la organización y no al revés.
No podemos suponer que las personas vinculadas a un proyecto tengan a su disposición toda la visión sobre la organización. Vamos a ponerlo fácil. Comuniquemos frecuentemente los “para qué” y los “por qué”. Que los “qué” se alineen a ellos. Seamos didácticos. Es nuestra responsabilidad. Y nos conviene.
#Remedio 4: Sé realista (versus #Anti4 Fija unos objetivos muy ambiciosos) Está muy bien lo de “si apuntas a las estrellas, llegarás a la luna”. De hecho, la fijación de objetivos ambiciosos es una buena práctica. Un detalle: con la condición de que esos objetivos sean alcanzables. Que tengamos prisa no va a hacer que un proyecto vaya más rápido. Que no tengamos presupuesto no va a hacer que sea más barato. Imponer unos objetivos irreales y luego sorprendernos porque no se cumplen es muy humano y poco práctico. Genera falsas expectativas y frustración continua. Da igual lo excelente que sea la gestión, nunca cumplirá. Hagamos el mejor esfuerzo (razonable) por cuantificar y definir objetivos. No nos lo saltemos. ..
Dedicado a la Planificación e Implementación estratégica desde hace mas de 15 años. Secretario general del CIP Institute, relativo a la Gestión de Crisis y miembro fundador de la APGP (Asociación de Profesionales de la Gestión de Proyectos). Vinculado a Comités de ISO y UNE en Materia de Gestión de Proyectos y Gobernanza de las Organizaciones. MBA, PMP, PM2 Advanced Certificate, Auditor Jefe ISO 22301 Continuidad de Negocio.
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