Cosas que deberían pasar en los procesos de digitalización (2)

"Cosas que deberían pasar en los procesos de digitalización (2)" artículo de Juan Jesús Urbizu en la Sección "Tecnotransformación" de la edición de junio de la revista mensual Stakeholders.news La Revista Líder de la Alta Dirección y los Profesionales de Gobierno, Dirección y Gestión de Porfolios, Programas y Proyectos.

Intentaba dejar claro el mes pasado que cualquier proceso de digitalización debería tratarse como el proyecto que es y que antes de hacer nada teníamos que tener muy, pero que muy claro el por qué de dicho proyecto y los beneficios que esperamos obtener de él. Hay una cosa que quisiera matizar sobre esto y es el que tenemos que dejar meridianamente claro cómo daremos por satisfechos estos aspectos. Cuándo podremos considerar que el proyecto es un éxito, si no, créeme que va a pasar, que incluso sin querer, vamos a exigir que la línea de meta esté cada vez un poquito más lejos y eso siempre generará frustración tanto a nosotros como a nuestro proveedor.

También hablaba de tener claros los objetivos (requerimientos) a cubrir (que de la misma forma deberán contar con criterios objetivos de cumplimiento) que para que sean adecuados para el negocio y estén debidamente priorizados deberán obtenerse de los stakeholders relevantes y a los que debemos identificar y gestionar adecuadamente.

Esto debe ser un proceso ordenado y estructurado que nos proporcione una base sólida y necesaria para asegurarnos el éxito del proceso que pretendemos abordar. Se trata (salvando las distancias, pero permíteme la analogía) de definir unos planos adecuados para el “edificio” que queremos obtener. Seguramente no te plantearías construir una nueva nave para tu empresa, especialmente si ya es una evolución de tu negocio actual, (por supuesto, sin planos) sin tener claro dónde y cómo se ubicarán las máquinas, cuánto hueco debe haber entre ellas para que tu personal pueda trabajar de forma segura, eficiente y ordenada. Dónde estará el almacén, qué capacidad va a tener ¿va a estar automatizado?, seguro que tienes muy claro si va a ser lineal o puede tener alturas, en cuyo caso tendrás que contar con la maquinaria necesaria para poder alojar y recoger los materiales necesarios. Seguro que tienes claro dónde estarán y hasta cuántos baños tendrás. El espacio de vestuarios. La posición, los huecos, la red, etc. de tu oficina (ya sea técnica y/o administrativa). Entiendo que ahora eres capaz de visualizar por qué tenemos que disponer de toda la información equivalente a lo que acabamos de comentar perfectamente estructurada y objetivamente documentada para que podamos tener todo muy claro. Porque imagínate que cuando tienes ya los desagües, las tomas de agua ya canalizadas y parte de la estructura levantada, se te ocurre cambiar los baños de ubicación. Pues en los proyectos de digitalización (sean como sean) tenemos que asumir que los impactos de los cambios son o pueden ser igual de traumáticos que cambiar los baños de la nueva nave, aunque te cueste entenderlo. Pero te aseguro que así debemos tratar de asumirlo.

Y, aunque ya lo haya dicho en alguna ocasión, creo que es relevante insistir en ello, si para esos planos cuestas, como no podía ser de otra forma, con tu equipo, pero también con ayuda de arquitectos/as y/o de ingenieros/as que te ayudan a que tu nueva nave sea lo que tú quieres (date cuenta que aquí seguro que tienes muy claro el para qué -propósito- quieres la nueva nave y los beneficios – más capacidad, mejora de eficiencia, más seguridad, etc.- que pretendes obtener con el cambio) ¿por qué no te apoyas en los profesionales independientes adecuados en la consultoría y/o dirección de proyectos para que, junto con tu equipo, diseñen adecuadamente los “planos” de tu nuevo sistema de información?

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Especial "TecnoTransformación" 2023 de Stakeholders.news con Juan Jesús Urbizu

Juan Jesús Urbizu

Soy Project Manager de mi propia empresa, ¿Qué más puedo pedir? Disfruto mucho cuando nuestros proyectos provocan auténticas transformaciones en los procesos. Riojano de adopción (por el poder del anillo) y apasionado de los viajes y la gastronomía y tras muchos años de experiencia os puedo garantizar que la mejor botella de vino es la que compartes con unos buenos amigos.

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