El “GPS” de la PMO

Como comentábamos en la anterior edición, cada cierto tiempo es necesario realizar una “pausa” en nuestras actividades del día a día en la PMO, y reunirnos con nuestro equipo para realizar un trabajo de introspección y reflexión, de manera que en primer lugar identifiquemos en donde nos encontramos, hacia donde queremos ir, y determinemos los pasos a dar para llegar a nuestro destino, es decir, para alcanzar los objetivos estratégicos de nuestra PMO.

Empecemos por analizar en donde nos encontramos. Para ello, como hemos comentado en anteriores ediciones de esta sección, el principal indicador que nos va a dar información de donde nos encontramos, es la medición de valor percibido y el cumplimiento de las expectativas de nuestros stakeholders. Para poder realizar este análisis, es necesario en primer lugar revisar nuestra lista de stakeholders y medir el grado de cumplimiento de la PMO en sus expectativas. Al hacer esta revisión podríamos identificar que nuestra lista de stakeholders no está actualizada, con lo cual este ejercicio es un buen momento para actualizarla. Por otro lado, podríamos identificar que no sabíamos cuáles eran sus expectativas reales, o que incluso aunque las conocíamos, no las hemos satisfecho ya que no hemos ofrecido los servicios que esperaban o no los hemos ofrecido con la calidad adecuada, o simplemente porque sus expectativas han ido variando con el paso del tiempo, y no hemos capturado esos cambios para adaptarnos a ellos.

Dado que este es un ejercicio interno, analicemos en primer lugar los indicadores de desempeño de los servicios que ofrecemos. Si los valores de los indicadores están por debajo de nuestros valores objetivo, debemos analizar cuál es el motivo. Un motivo que impacta directamente a los indicadores de desempeño es el nivel de competencia del equipo que ofrece los servicios, es decir, del equipo que conforma la PMO. Por ello, debemos revisar las competencias necesarias para poder alcanzar un nivel de desempeño acorde a nuestros objetivos en cada uno de los servicios en los que no llegamos al mínimo, y contrastarlas con el nivel que nuestro equipo tiene en las mismas. En caso de que se confirme que el motivo de la desviación es por falta de competencia en nuestro equipo, planifiquemos el plan de formación de los miembros del equipo en base a estas necesidades. En otras ocasiones nos encontraremos con que el nivel de competencia del equipo es el adecuado, y el bajo nivel de desempeño se debe a factores externos a la PMO. En este caso, analicemos cuales son esos factores, las causas por los cuales se producen estos factores, los motivos los cuales nos impactan, y apliquemos medidas para evitar que sigan impactando a nuestro desempeño.

Una vez realizado este ejercicio, puede que las conclusiones sean satisfactorias, y confirmemos que el cumplimiento de las expectativas de nuestros stakeholders es alto, el nivel de desempeño de los servicios que ofrecemos es también alto, y la competencia de nuestro equipo es también alta. Aun así, podemos dar un paso más a través de la medición de la madurez de la PMO, tanto a nivel de cada servicio ofrecido, como a nivel de los grandes bloques de servicios que se establecen clásicamente: Estratégicos, Tácticos y Operacionales. Existen diferentes frameworks de medición de madurez con diferentes rangos, valores de madurez y criterios para medirla. Cada PMO es libre de utilizar el framework con el que se sienta más cómoda, pero aseguremos que la medimos al menos una vez al año, ya que es la manera en la que vamos a poder determinar los pasos a dar para lograr nuestros objetivos estratégicos.

Hasta aquí hemos sugerido algunas acciones para analizar donde estamos en este momento, pero para poder determinar los pasos a dar para llegar a nuestro destino, debemos conocer cuál es nuestro destino. Con este objeto, mi recomendación es revisar nuestro PMO Charter. ¿No tienes un PMO Charter….?, entonces es el momento de escribirlo. A todos nosotros nos es familiar el Project Charter, y a algunos otros incluso su hermano mayor el Program Charter, pero el concepto de PMO Charter no está tan extendido, y es un documento básico fundacional, donde recopilamos cual es la misión, la visión, los objetivos, los valores, los factores de éxito, etc, etc..  de nuestra PMO. Al revisar o escribir por primera vez este documento es cuando vamos a poder alinear nuestro rumbo con el rumbo de nuestra empresa, y así asegurar que estamos todos remando en la misma dirección en pro de unos mismos objetivos. Es importante que tengamos en cuenta que este es un documento vivo, que debemos ir revisando y alineando con el resto de la organización de manera periódica. El motivo de qué esté vivo, es porque nuestras empresas también lo están, o deberían estarlo, con objeto de adaptarse al entorno cambiante al que se enfrentan. Y si toda la empresa cambia para adaptarse al entorno, la PMO evidentemente no puede quedarse estática.

Todo los descrito arriba es un pequeño resumen de acciones que llevar a cabo en nuestro ejercicio interno de introspección y reflexión en la PMO, para saber dónde estamos, a donde queremos ir, y como llegar hasta allí, pero este ejercicio carece de valor si no se externaliza al resto de la organización, no se alinea con nuestros stakeholders, y no confirmamos que nuestros supuestos son válidos. No debemos olvidar que el valor de la PMO se basa en el valor que ofrezcamos a nuestros stakeholders, por ello, no olvidemos compartir la ruta que nos indica nuestro “GPS” con ellos, para asegurar que en efecto estamos yendo a donde debemos y por la ruta adecuada.